Gedragscode bestuur NVB

INLEIDING

Conform op de principes van de Code Goed Sportbestuur, zoals voorgestaan door NOC*NSF, heeft het bestuur van de Nederlandse Vechtsportbond (hierna: NVB) op 6 april 2024 besloten tot het invoeren van de "Gedragsrichtlijnen voor Bestuursleden, Commissieleden en Medewerkers" (hierna: Gedragscode). Deze stap bevestigt onze toewijding aan integriteit en transparantie binnen onze organisatie en onderstreept de bijzondere verantwoordelijkheid die onze bestuursleden en andere medewerkers hebben om de integriteit en reputatie van de NVB te waarborgen.

Met het accepteren van deze Gedragscode wordt tevens de ‘Gedragscode voor functionarissen (bestuurders, werknemers niet zijnde sporters)’ van Het Centrum Veilige Sport Nederland (te vinden op www.centrumveiligesport.nl/) integraal onderschreven.

ARTIKEL 1 - TOEPASSINGSGEBIED

1. Deze Gedragscode geldt voor iedereen die actief is binnen het bestuur van de NVB, inclusief, maar niet beperkt tot, de bestuursleden en algemeen directeur, commissieleden en medewerkers van de NVB. Ze zijn eveneens van toepassing op door de NVB aangewezen officials bij wedstrijden en evenementen. Waar hierna over ‘bestuursleden’ wordt gesproken, dienen ook de andere hiervoor genoemde leden en medewerkers worden verstaan.

2. Deze richtlijnen zijn publiekelijk beschikbaar en voor eenieder toegankelijk op de website van de NVB: www.nederlandsevechtsportbond.nl. Alle bestuursleden ontvangen bij hun aantreden een (digitaal) exemplaar van de Gedragscode.

ARTIKEL 2 – BASISPRINCIPES

1. Bestuursleden van de NVB moeten zich altijd zodanig gedragen dat de belangen van de NVB en haar leden voorop staan. Zij moeten handelen met een integriteit die boven elke twijfel verheven is, onpartijdig, discreet, en zonder eigenbelang, waarbij elke schijn van persoonlijk belangenconflict vermeden wordt.

2. Ieder bestuurslid is verplicht om, indien daar aanleiding toe is of indien daarom wordt verzocht, aan het bestuur van de NVB verantwoording af te leggen over zijn of haar gedragingen als bedoeld in deze Gedragscode.

ARTIKEL 3 - VOORKOMING VAN BELANGENCONFLICTEN EN HET PROCES VAN AANBESTEDING

1. Elk lid van het bestuur meldt proactief zijn of haar financiële belangen in bedrijven en instellingen waarmee de Nederlandse Vechtsportbond (NVB) zakelijk verkeert.

2. Tijdens zakelijke deals zorgt elk bestuurslid ervoor dat er geen sprake is van (de schijn van) voortrekken of enige andere handeling die eerlijke marktconcurrentie zou kunnen ondermijnen.

3. Bestuursleden met familiebanden, vriendschappelijke of andere persoonlijke of zakelijke relaties met leveranciers van de NVB, onthouden zich van stemming bij beslissingen over relevante contracten.

4. Het toekennen van een contract aan een leverancier die persoonlijke of zakelijke banden heeft met een bestuurslid, vereist voorafgaande instemming van de NVB.

5. Een bestuurslid accepteert geen goederen of diensten van een leverancier van de NVB die de onafhankelijkheid van het bestuurslid ten opzichte van de leverancier zouden kunnen beïnvloeden.

6. In gevallen waarin de Gedragscode niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het bestuur van de NVB. Indien binnen het bestuur geen overeenstemming kan worden bereikt, zal advies worden ingewonnen bij de bondsraad van de NVB. Indien het bestuur niet in staat is een geschil van mening dan wel verschil van inzicht ter zake van gedragingen aangaande een of meerdere bestuursleden op te lossen, kan ieder bestuurslid een bindende uitspraak vragen aan de bondsraad van de NVB.

ARTIKEL 4 - UITOEFENING VAN NEVENACTIVITEITEN

1. Bestuursleden van de Nederlandse Vechtsportbond (NVB) bekleden geen hoofd- of bijfuncties die in conflict zijn met de belangen van de NVB.

2. Elk bestuurslid rapporteert alle nevenactiviteiten aan het bestuur van de NVB, inclusief informatie over eventuele financiële compensatie voor deze functies.

3. Het bestuur van de NVB verstrekt jaarlijks aan de Bondsraad een gedetailleerd overzicht van de nevenactiviteiten en gerelateerde informatie van de bestuursleden.

ARTIKEL 5 - OMGAAN MET INFORMATIE

1. Bestuursleden behandelen alle informatie die zij in hun rol verkrijgen met de grootst mogelijke zorg en integriteit. Vertrouwelijke informatie wordt niet gedeeld met onbevoegden.

2. Informatie verkregen tijdens de uitoefening van hun functie wordt niet gebruikt voor persoonlijk gewin of ten voordele van persoonlijke relaties.

3. Bestuursleden onthouden zich van het achterhouden van informatie in hun functioneren, behalve wanneer deze informatie van vertrouwelijke aard is of het delen ervan in de gegeven omstandigheden niet passend is.

ARTIKEL 6 - ACCEPTEREN VAN GESCHENKEN

1. Geschenken of giften, ongeacht of deze financieel of niet-financieel van aard zijn, met een waarde boven de €50 die door een bestuurslid in functie ontvangen worden, moeten binnen zeven dagen schriftelijk gemeld en geregistreerd worden bij het bestuur van de NVB en worden beschouwd als eigendom van de NVB. Het bestuur zal beslissen over een geschikte bestemming voor deze geschenken.

2. Mocht een bestuurslid geschenken of giften ontvangen met een waarde van €50 of lager, zoals beschreven in het voorgaande punt, dan mogen deze worden behouden zonder dat hier melding of registratie van nodig is.

3. Geschenken of giften, zoals beschreven in punt 1, mogen niet op het privéadres van het bestuurslid ontvangen worden. Mocht dit desondanks gebeuren, dan moet dit bij het bestuur gemeld worden.

ARTIKEL 7 - BESTUURLIJKE UITGAVEN/ONKOSTEN

1. Vergoeding van bestuurlijke uitgaven en onkosten vindt enkel plaats als de noodzaak en functionaliteit ervan bewezen kunnen worden en deze binnen de bestaande vergoedingsregelingen vallen.

2. Bij het bepalen van de noodzaak van bestuurlijke uitgaven en onkosten geldt als criterium dat de uitgave in het belang van de NVB is en voortvloeit uit de rol van het bestuurslid.

ARTIKEL 8 - DECLAREREN VAN UITGAVEN/ONKOSTEN

1. Bestuursleden claimen geen kosten die al op andere wijze vergoed zijn.

2. Declaraties worden verwerkt volgens vastgestelde administratieve procedures.

3. Declaraties worden ingediend met een specifiek formulier, vergezeld van een betalingsbewijs en een omschrijving van de uitgavenfunctionaliteit.

4. De directeur van de NVB zorgt voor een correcte administratieve afhandeling en registratie van de declaraties.

5. Bij twijfel over een declaratie wordt deze ter beoordeling voorgelegd aan het bestuur van de NVB.

6. Jaarlijkse controle van de bestuurlijke uitgaven en declaraties wordt uitgevoerd door de accountant en directeur, die hierover rapporteert aan het bestuur.

ARTIKEL 9 - GEBRUIK VAN CREDITCARDS

1. Het binnenlandse gebruik van creditcards wordt tot een minimum beperkt.

2. De algemeen directeur van de NVB is verantwoordelijk voor het aanvragen, verstrekken, en intrekken van creditcards.

3. Creditcards mogen alleen worden gebruikt voor uitgaven die in aanmerking komen voor vergoeding volgens de geldende regels.

4. Bij twijfel over correct gebruik wordt de kwestie voorgelegd aan het bestuur van de NVB.

5. Kosten gemaakt met de creditcard die achteraf voor rekening van het betreffende bestuurslid blijken, worden verrekend via een factuur aan het bestuurslid.

6. Het gebruik van creditcards wordt jaarlijks gecontroleerd door de accountant en algemeen directeur, die hierover rapporteren aan het bestuur.

ARTIKEL 10 - REIZEN BUITENLAND

1. Een bestuurslid dat het voornemen heeft ten behoeve van de NVB een buitenlandse reis te maken, heeft daarvoor - voor zover de buitenlandse reis niet voortvloeit uit het vastgestelde schema van internationale representaties - voorafgaande toestemming nodig van het bestuur van de NVB.

2. Een bestuurslid dat het voornemen van een reis als bedoeld in het voorgaande lid meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende overwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten aan het bestuur van de NVB.

3. Uitnodigingen voor reizen en werkbezoeken op kosten van derden worden altijd besproken in het bestuur van de NVB en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het belang van de reis voor de NVB is doorslaggevend voor de besluitvorming.

4. Van de reis wordt verslag gedaan aan het bestuur van de NVB.

5. Het ten laste van de NVB meereizen van de partner van een bestuurslid is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de NVB daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming door het bestuur van de NVB betrokken.

6. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de NVB is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van de NVB betrokken.

7. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming door het bestuur van de NVB. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van het desbetreffende bestuurslid.

8. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane uitgaven en onkosten worden uitsluitend vergoed als de hoogte en functionaliteit er van kunnen warden aangetoond, overeenkomstig de in dit artikel genoemde criteria.

ARTIKEL 11 – VERANTWOORDING

1. Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af over de naleving van de in deze gedragscode neergelegde gedragsregels aan de bondsraad van de NVB.

2. Deze verantwoording wordt opgenomen door verwijzing naar het handelen volgens de vastgestelde gedragscode in het bestuursverslag dat deel uitmaakt van het jaarverslag NVB.

ARTIKEL 12 – BINDING SPORTTUCHTRECHT EN REGLEMENTEN

Door het accepteren van deze gedragsregels conformeren de bestuurders zich op het door de NVB van toepassing verklaarde sporttuchtrecht en toepasselijke reglementen, waaronder tuchtreglement, dopingreglement, regeling seksuele intimidatie, klachtenregeling en matchfixing.

ARTIKEL 13 – TITEL

Dit besluit kan worden aangehaald als "Gedragscode bestuur NVB". Vastgesteld in de bestuursvergadering van de NVB op 25 maart 2024.